6. Opvolging, rapportering en evaluatie - transparantie

SD41: De openbare omroep hanteert een open communicatie met de Vlaamse Regering, het Vlaams Parlement, de Raad van Bestuur, de Vlaamse Regulator voor de Media, het publiek, de vakbonden en de medewerkers.

OD41.1: De VRT geeft aan elk controleorgaan de meest ruime informatie die dat orgaan nodig heeft om zijn toezicht optimaal te kunnen uitvoeren. De leidende principes van het toezicht zijn vastgelegd in het Charter Deugdelijk Bestuur van de VRT.

  • De commissaris, het Auditcomité, de Interne Audit van de Vlaamse Gemeenschap, het Rekenhof en de gemeenschapsafgevaardigde hebben toegang tot alle documenten en informatie, ook de bedrijfsgevoelige en vertrouwelijke documenten en informatie.

  • De VRT past het “single audit” concept toe.

OD 41.2: Het jaarverslag bevat alle relevante informatie over de uitvoering en financiering van de openbare omroepopdracht.  De VRT zorgt ervoor dat de gegevens in de jaarverslagen over de jaren heen met elkaar vergeleken kunnen worden. 

Rapportering over de financiering van de openbare omroepopdracht bevat volgende elementen:

  • Rapportering  “Analyse van de opbrengen en kosten” van de VRT waarbij een overzicht wordt gegeven van de kosten en opbrengsten vermeld in het financieel plan.  Daarbij wordt op vlak van opbrengsten meer detailinformatie gegeven over de rubrieken subsidies, opbrengsten uit commerciële communicatie’,  ‘BAN’ en ‘ruilopbrengsten’. Op vlak van kosten wordt informatie verschaft over de programma-output per radio- en televisienet; de totale kost per uitzenduur per radio- en televisienet, de kost per uitzenduur radio, de kost per uitzenduur televisie, de verdeling van de verhouding IPRO/EPRO’s en dit zowel uitgedrukt in percentage van het televisieproductiebudget als uitgedrukt in percentage van het aantal uitzenduren televisie ,  de kost per themasite, de kost per mediagebruiker, de voorraden m.b.t. programma-aankoop, eigen productie en sportrechten.

  • Rapportering over het (al dan niet behalen) van  de financiële performantiemaatstaven voorzien in deze beheersovereenkomst.

  • Rapportering over de netto-kost van de publieke omroepopdracht.

  • Het bedrag van bijkomende publieke financiële middelen die de VRT naast de dotatie bedoeld in artikel 10 van deze overeenkomst verkrijgt van de Federale overheid, de Vlaamse Gemeenschap, Vlaams Gewest, het Brussels hoofdstedelijke gewest de provincies, steden en gemeentes.

  • Financiële rapportering over de activiteiten van de Vlaamse Audiovisuele Regie (VAR).

OD 41.3: De VRT bouwt een informatiewebsite uit met onder meer aanvullende informatie over interne procedures en richtlijnen, toepassing wetgeving op overheidsopdrachten e.a .  Deze wordt voor einde 2012 gelanceerd.

Om deze doelstelling te behalen dient de VRT:

  1. aan elk controleorgaan de meest ruime informatie te geven die dat orgaan nodig heeft om zijn toezicht optimaal te kunnen uitvoeren. De leidende principes van het toezicht zijn vastgelegd in het Charter Deugdelijk Bestuur van de VRT.
  2. In het jaarverslag alle relevante informatie op te nemen over de uitvoering en financiering van de openbare omroepopdracht.  De VRT zorgt ervoor dat de gegevens in de jaarverslagen over de jaren heen met elkaar vergeleken kunnen worden. 
  3. een informatiewebsite uit te bouwen met onder meer aanvullende informatie over interne procedures en richtlijnen, toepassing wetgeving op overheidsopdrachten en andere .  Deze wordt voor einde 2012 gelanceerd.
1. Transparante informatie voor de controleorganen

De VRT hanteerde ook in 2013 een open communicatie met al haar stakeholders. De VRT gaf aan de gemachtigde Toezichtsorganen toegang tot alle informatie in functie van de uitgevoerde controlewerkzaamheden. De leidende principes van het toezicht, zoals vastgelegd in het Charter Deugdelijk Bestuur van de VRT, werden toegepast.

Voor het derde jaar op rij paste VRT het single auditprincipe toe. Rekenhof, bedrijfsrevisoren, Audit Vlaanderen, en de interne audit van de VRT stemden hun werkzaamheden op elkaar af, en werkten in nauw verband samen o.a. voor de controle op de jaarrekening van de VRT en de evolutie van de organisatiebeheersing. De gemeenschapsafgevaardigde nam ook telkens deel aan de vergaderingen van het Auditcomité.

2. VRT-jaarverslag

Het VRT-Jaarverslag bevat alle relevante informatie over de uitvoering en de financiering van de openbare omroepopdracht. De gegevens uit de opeenvolgende jaarverslagen kunnen met elkaar vergeleken worden. De rapportering over de financiering van de openbare omroepopdracht gebeurt conform de vastgelegde elementen uit de beheersovereenkomst.

  • Dit jaarverslag is voor iedereen toegankelijk, o.a. door publicatie op de bedrijfswebsite van de VRT (www.vrt.be).  Naast het meest recente jaarverslag, is ook het jaarverslag van het voorgaande jaar beschikbaar op de VRT-website. Op die manier kunnen de gegevens over de jaren heen vergeleken worden.
  • De VRT geeft met de publicatie van haar jaarverslag de financiële informatie vrij die ze kan en mag bekendmaken. Zoals o.a.:
    • De jaarrekening en de resultaatverwerking
    • Overzicht van de opbrengsten vermeld in het financieel plan
      • Subsidies
      • Distributie-inkomsten
      • Inkomsten uit commerciële communicatie
      • Inkomsten uit Boodschappen algemeen nut
      • Inkomsten uit exploitatie-afgeleiden
      • Inkomsten uit andere commerciële exploitaties
      • Ruilopbrengsten
    • Overzicht van de kosten :
      • Kostprijs van programma-output per radio- en televisienet
      • Totale kostprijs per uitzenduur per radio- en televisienet + kost radio versus televisie
      • Kostprijs van output internet en mobiele toepassingen
      • Verdeling verhouding interne / externe productie
      • Kosten onderzoek & innovatie
      • Voorraden filmrechten, sportrechten en eigen producties
    • Toelichting bij de nettokosten van de publieke opdracht en de ondercompensatie van de publieke omroepopdracht.
    • Financiële rapportering over de activiteiten van de Vlaamse Audiovisuele Regie (VAR)
3. VRT-informatiewebsite

De transparantiewebsite van de VRT (www.vrt.be/transparantie) die in 2012 werd gelanceerd, bleef ook in 2013 voor iedereen toegankelijk. De transparantiewebsite van de VRT is een informatiewebsite met onder meer aanvullende informatie over interne procedures en richtlijnen, toepassing wetgeving op overheidsopdrachten, missie en waarden van de VRT, financiering van de VRT, beleid en richtlijnen, organisatiestructuur, … In 2013 werd de website verder aangevuld met nieuwe zaken (zoals bestuursmandaten van de leden van de Raad van Bestuur).

Conclusie:

 

SD42: De VRT moet beschikken over een goed gedefinieerd intern controlesysteem, een risicobeheersingsysteem en een mechanisme dat kwaliteit van informatie en rapportering waarborgt.

OD42.1: De interne audit van de VRT zal het bestaande interne controlesysteem evalueren, wijzen op mogelijke verbeteringspunten en jaarlijks rapporteren over de vooruitgang aan het auditcomité.

OD42.2: Vanaf het jaarverslag van 2011 wordt over de beheersing van het intern controlesysteem gerapporteerd aan de hand van een ‘in control statement’. 

De VRT werkte in 2013 verder aan de werking van haar intern controlesysteem. Samen met de interne audit van de VRT en met Audit Vlaanderen werd verder invulling gegeven aan de leidende principes van organisatiebeheersing. Zo werden er in 2013 tal van processen doorgelicht en gestructureerd met aandacht voor duidelijke verantwoordelijkheden en interne controlemaatregelen. De VRT heeft in 2013 het gestructureerd risicomanagementsysteem formeel opgezet en toegepast.  Dit is en wordt verder afgestemd met de Interne Audit van de Vlaamse Administratie. 

Het jaarverslag van de VRT bevat een “in-control statement”. Samen met het interne jaarverslag van de Interne audit en het auditcomité beschrijft het de stand van zaken van de interne controle bij de VRT.

 

Conclusie: