2.2. Archief

SD36: Het VRT archief maakt deel uit van het Vlaamse audiovisuele erfgoed.   De VRT speelt een belangrijke, actieve rol bij de conservering, digitalisering en annotatie van dit waardevol historisch archief.   

OD36.1:In afwachting van de oprichting en de operationele werking van het in het vooruitzicht gestelde Vlaams Instituut voor de Archivering en ontsluiting van Audiovisueel Erfgoed (‘VIAA’), zet de VRT met ingang van 1 januari 2012 zelf, bij wijze van toegevoegde opdracht, een vervolgtraject op van haar digitaliseringsproject DIVA. Dit traject heeft tot doel de continuïteit van de conservering, digitalisering en basisannotatie van het volledig historische archief van de VRT (in totaal : 270.000 uren beeld en 121.000 uren geluid) gedurende de bedoelde overgangsperiode te verzekeren.

De VRT rapporteert jaarlijks over de uitvoering van deze toegevoegde opdracht.

OD36.2: Zodra VIAA als aparte rechtspersoon is opgericht en operationeel is, zal VIAA instaan voor de conservering, digitalisering en basisannotatie van het resterend deel van het historische VRT archief. De modaliteiten van overgang worden overeengekomen tussen VIAA en de VRT. Uitgangspunt hierbij is dat lopende digitaliseringsprojecten worden overgenomen door VIAA en afgewerkt tegen de overeengekomen voorwaarden.

De VRT zal mee instaan voor de strategische oriëntaties en de operationele invulling van het VIAA. Met VIAA worden afspraken gemaakt over de verdere inzet van het DIVA-team en de valorisatie van de digitaliseringsinfrastructuur van de VRT. 

De VRT blijft eigenaar van het door haar ingebrachte materiaal en zal dit blijven bewaken. 

OD36.3: Indien VIAA niet zou worden opgericht of niet zou worden opgericht gedurende de looptijd van de  beheersovereenkomst, zal de VRT gedurende de volledige periode van de beheersovereenkomst, bij wijze van toegevoegde opdracht, instaan voor de verdere conservering, digitalisering en basisannotatie van het historische archief van de VRT. De uitvoering van de opdracht voor het resterend deel van het volledige historische VRT archief (in totaal 270.000 uren beeld en 121.000 uren geluid) wordt gespreid over de 5 jaar van de beheersovereenkomst.

In dat geval zullen de nadere uitvoeringsmodaliteiten het voorwerp uitmaken van een addendum aan deze beheersovereenkomst waarin onder meer de financiering, aanpak en opvolging zullen worden vastgelegd.  Dit addendum wordt uiterlijk op 31 december 2013 afgesloten.

Om deze doelstelling te behalen dient:

1. De VRT met ingang van 1 januari 2012 zelf, bij wijze van toegevoegde opdracht, een vervolgtraject op te zetten van haar digitaliseringsproject DIVA en hierover jaarlijks te rapporteren;

In de Beheersovereenkomst 2012-2016 werd bepaald dat de VRT tot aan de oprichting van VIAA een vervolgtraject voor DIVA moet opzetten om haar archief te conserveren, te digitaliseren en te annoteren. Dat is VErDi (VRT Erfgoed Digitaal) geworden.

Annotatie is het toevoegen van metadata (zoals uitzenddatum, titel, …). Binnen VErDi is er een onderscheid tussen een volledige annotatie en een basisannotatie. In bijlage 41  zijn enkele voorbeelden van een basisannotatie en van een normale, volledige annotatie terug te vinden.

• Volledige annotatie: items worden bekeken en beluisterd en er worden bijkomende opzoekingen gedaan om metadata te vinden. Specifieke fragmenten (ook indien niet vermeld in onmiddellijk beschikbare bronnen) zijn terug te vinden. Dit is een diepgaande annotatie waarbij per fragment metadata toegevoegd wordt
• Basisannotatie: toevoegen van metadata uit onmiddellijk beschikbare VRT-bronnen en komt neer op het minimaal invullen van een beperkt aantal velden: omschrijving in 1 volzin, aangevuld met een aantal trefwoorden. Items worden niet bekeken of beluisterd tijdens de annotatie en er worden geen bijkomende opzoekingen gedaan om metadata te vinden. Het item op zich is terug te vinden, maar -tenzij fragmenten expliciet vermeld staan in de onmiddellijk beschikbare bronnen- zijn specifieke fragmenten niet terug te vinden.

Binnen VErDi wordt gekeken naar de audiovisuele dragers die het sterkst bedreigd zijn: Betacam SP videotapes, DAT (Digitale Audio Tape), audiocassettes, VHS-cassettes en film aangetast door azijn.

De VRT werkt binnen VErDi samen met een aantal externe providers (Vectracom, Memnon en Sonin) voor massadigitalisatie (voor VHS – DAT – Audiocassettes). In 2012 werden het voorbereidend werk en de testen gedaan zodat de externe digitalisatie volop kan starten in 2013.

Resultaat eind 2012 van het eerste VErDi-jaar (een detailoverzicht is in bijlage 40 terug te vinden)

• 14.771 uren gedigitaliseerd (597 u film + 14.174 u Betacam SP)
• 29.478 items geannoteerd (8.153 diepgaand + 21.325 basis geannoteerd)
• Ter voorbereiding van de digitalisering werden 48.221 tapes (VHS-DAT-Audio) gelabeld, geregistreerd en opgenomen in een database.

Dit komt neer op 450 uren journaal + 147 uren algemene programma’s van film, 14.321 uren algemene televisieprogramma’s van tape en 1.542 uren radio van tape. De VRT houdt de annotatie vanaf nu bij in items omdat er bij basisannotatie geen relatie meer is met de lengte van een programma.

Digitaliseren gaat veel sneller dan annoteren. Daarom is in het kader van het VErDi traject besloten de gedigitaliseerde items van een basisannotatie te voorzien. Op die manier kan wellicht de annotatie het tempo van de digitalisatie volgen.

Vanwege de urgentie en de omvang van de taak werd er een speciaal samenwerkingsverband geïnstalleerd tussen de vzw Waalse Krook en iMinds, het vroegere Interdisciplinair Instituut voor Breedbandtechnologie (IBBT). Het budget voor 2013 - 2014 bedraagt 11,8 miljoen euro verdeeld over infrastructuur, werking en digitalisering. Tegen september 2013 moet er een akkoord zijn tussen de VRT en VIAA hoe de verdere samenwerking in de toekomst zal verlopen en wat de modaliteiten zijn.

CONCLUSIE: De VRT blijkt deze doelstelling behaald te hebben.