2.5. Interne werking VRM: organisatiebeheersing

Volgend uit de beslissing van de Vlaamse Regering van 30 mei 2008 diende de Vlaamse Regulator voor de Media tegen eind december 2010 een maturiteitsniveau 3 te behalen met betrekking tot de organisatiebeheersing.

Organisatiebeheersing kan omschreven worden als de proces dat door het management en personeel van een organisatie moet ondernomen worden om redelijke zekerheid te bekomen in de volgende domeinen:

• het bereiken van opgelegde doelstellingen en de uitvoering en opvolging van beslissingen;
   
• de naleving van wetten, decreten, besluiten, reglementeringen en procedures;
   
• de nauwkeurigheid, juistheid, volledigheid, tijdigheid en bruikbaarheid van financiële en beheersinformatie;
   
• de efficiëntie van de operaties en het efficiënt inzetten van de middelen;
   
• de bescherming van de activa en het voorkomen van fraude.

De Vlaamse overheid heeft hiervoor een kader ontwikkeld, de Leidraad Interne Controle Organisatiebeheersing. Hierin worden aan de hand van elf thema’s alle aspecten van een efficiënte, effectieve, kwalitatieve en integere overheid belicht. Als maatstaf wordt een maturiteitsschaal van 0 tot 5 gehanteerd.

Het maturiteitsniveau 3 behalen houdt in dat de beheersmaatregelen om de doelstellingen van de entiteit te kunnen behalen, aanwezig zijn, gestandaardiseerd en gedocumenteerd zijn, dat erover gecommuniceerd is en dat ze in de hele entiteit worden toegepast.

De auditopdracht voor de VRM is op 13 mei 2011 door de Interne Audit van de Vlaamse Administratie (IAVA) overgemaakt.  IAVA heeft in deze opdracht het organisatiebeheersingssysteem van de VRM geëvalueerd en gevalideerd.

Op 20 juni is een globaal rapport van de validatieaudits van alle entiteiten van de Vlaamse Overheid door IAVA overgemaakt.

Uit de rapporten blijkt dat de VRM voor 8 van de volgende 10 thema’s een maturiteitsniveau 3 heeft behaald:doelstellingen, proces- en risicomanagement, belanghebbendenmanagement, monitoring, organisatiestructuur, human resources management, organisatiecultuur, informatie en communicatie, financieel management, facility management en ICT.

IAVA benadrukt in het rapport dat de VRM aanzienlijke inspanningen heeft geleverd.

Voor monitoring en organisatiecultuur heeft de VRM een maturiteitsniveau 2 behaald, Voor de andere 8 thema’s maturiteitsniveau 3. Voor monitoring is in het rapport duidelijk gesteld dat er snel naar een maturiteitsniveau 3 zal kunnen overgegaan worden, na definitieve ingebruikname van het monitor systeem dat al proefdraaide in december 2010. ^[1] Voor organisatiecultuur wordt rekening gehouden met de opmerkingen van IAVA en is een plan opgesteld in het najaar 2011.

Uit het globale IAVA-rapport blijkt dat op een totaal van 62 geauditeerde departementen en agentschappen 4 entiteiten voor elk van de tien thema’s van de organisatiebeheersing een maturiteitsniveau van 3 of hoger halen. Daarnaast behaalden nog 31 entiteiten voor 6 of meer van de 10 thema’s een maturiteitsniveau van 3 of hoger. De VRM staat met 8 van de 10 thema’s met een maturiteitsniveau 3 in de top tien van de best scorende entiteiten van de Vlaamse Overheid.  Dit betekent dat de VRM, als kleine en jonge entiteit, een zeer goede score heeft behaald.